Quando si effettuano operazioni con soggetti stabiliti in altri Paesi membri dell’Unione Europea, è fondamentale accertarsi che il partner commerciale disponga di una partita IVA comunitaria valida. Il controllo della partita IVA intracomunitaria è un passaggio imprescindibile per rispettare gli obblighi fiscali, evitare errori di fatturazione e prevenire frodi legate all’IVA.
In questa guida aggiornata al 2025, ti spieghiamo passo dopo passo come eseguire la verifica, quali strumenti utilizzare e quali errori evitare.
Cos’è la partita IVA comunitaria
La partita IVA comunitaria è il numero identificativo attribuito alle imprese registrate ai fini IVA in uno dei Paesi dell’Unione Europea e abilitate a compiere operazioni di natura intracomunitaria. A differenza della partita IVA nazionale, quella comunitaria implica l’iscrizione al VIES (VAT Information Exchange System), il sistema europeo di scambio dati sulle registrazioni IVA.
Un’impresa può avere una partita IVA nazionale attiva, ma non essere ancora registrata per operazioni UE: per questo è fondamentale eseguire una verifica tramite il sistema VIES.
Perché è importante controllare la validità di una partita IVA UE
Verificare che una partita IVA comunitaria sia valida garantisce numerosi vantaggi, sia fiscali che legali:
- Corretta applicazione dell’esenzione IVA (reverse charge) sulle cessioni intra-UE.
- Tutela da sanzioni fiscali in caso di controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.
- Riduzione dei rischi di frodi IVA, molto diffuse nel commercio intracomunitario.
- Conservazione della prova di diligenza richiesta in ambito tributario.
Un controllo effettuato in fase preliminare consente all’impresa di lavorare in sicurezza, documentare l’operazione e predisporre correttamente la fattura senza IVA.
Come funziona il controllo VIES della partita IVA comunitaria
Il controllo della validità avviene tramite il portale europeo VIES (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). Lo strumento consente di interrogare in tempo reale le banche dati IVA dei vari Stati membri.
Procedura per verificare:
- Accedi al sito VIES.
- Seleziona il Paese di appartenenza del soggetto da verificare.
- Inserisci il numero di partita IVA senza spazi.
- Premi su “Verifica”.
- Il sistema restituirà l’esito:
- Valida: la partita IVA è correttamente registrata al VIES.
- Non valida: la partita IVA non risulta abilitata per operazioni intracomunitarie.
È possibile stampare una ricevuta della verifica, utile da conservare a fini probatori.
Verifica della partita IVA anche tramite Agenzia delle Entrate
Per i soggetti italiani, la verifica può avvenire anche tramite l’Anagrafe Tributaria disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Questo servizio consente di controllare:
- Lo stato della partita IVA (attiva, sospesa o cessata).
- I dati anagrafici associati (denominazione, indirizzo, codice fiscale).
- L’eventuale adesione al gruppo IVA.
Tuttavia, questo strumento non fornisce indicazioni sulla validità a livello comunitario. Solo il VIES può confermare se una partita IVA è registrata per operazioni intra-UE.
Attenzione ai casi di partita IVA non valida
Nel caso in cui il VIES segnali che una partita IVA non è valida, possono esserci diverse cause:
- Errore di digitazione nel numero o nel Paese selezionato.
- Mancata iscrizione al VIES da parte dell’impresa (non automatica in molti Stati UE).
- Cessazione o sospensione della partita IVA nel Paese di origine.
- Ritardi nell’aggiornamento dei database nazionali.
In questi casi, si consiglia di contattare il partner commerciale e richiedere conferma scritta dell’attivazione o una visura aggiornata.
I rischi di non verificare la partita IVA UE
Ignorare il controllo della partita IVA può comportare:
- Emissione errata di fattura senza IVA, che l’Agenzia delle Entrate può contestare.
- Impossibilità di dimostrare la natura intracomunitaria della cessione, con conseguente obbligo di versare l’IVA.
- Esporsi a tentativi di frode, in particolare in operazioni triangolari o con Paesi a rischio.
Effettuare controlli preventivi è considerato un comportamento diligente da parte dell’amministrazione fiscale italiana ed europea.
Come conservare la prova della verifica
Ogni verifica effettuata sul portale VIES può essere stampata o salvata in formato PDF. È buona prassi:
- Conservare la verifica nel fascicolo del cliente o fornitore estero.
- Annotare data e ora del controllo.
- Effettuare una nuova verifica prima di ogni operazione significativa.
In caso di contenziosi, la prova documentale del controllo svolto rappresenta una tutela importante per l’impresa.
Formato delle partite IVA comunitarie: attenzione alla struttura
Ogni Paese UE ha un proprio formato nazionale per la partita IVA. Alcuni esempi:
- Italia: IT + 11 cifre
- Francia: FR + 2 caratteri alfanumerici + 9 cifre
- Germania: DE + 9 cifre
- Spagna: ES + 1 lettera + 8 cifre o 7 cifre + 1 lettera
Se il numero inserito non rispetta il formato previsto, il VIES non lo riconoscerà come valido. Per questo motivo è utile consultare tabelle ufficiali con la struttura delle partite IVA per ogni Stato membro.
Domande frequenti
Serve la partita IVA comunitaria anche per prestazioni di servizi?
Sì. Qualsiasi operazione imponibile all’interno dell’UE (cessioni di beni o prestazioni di servizi) richiede che entrambe le parti siano registrate al VIES per applicare il meccanismo del reverse charge.
Il cliente UE mi ha dato una partita IVA ma il VIES la dà “non valida”: che faccio?
Richiedi conferma della registrazione o emetti la fattura con IVA nazionale, in attesa della corretta attivazione. Mai emettere fatture esenti se non hai prova della validità.
Conclusioni
Il controllo della partita IVA comunitaria non è una formalità, ma uno strumento essenziale per garantire conformità fiscale, sicurezza nei rapporti internazionali e tutela da sanzioni. L’uso corretto di strumenti come il VIES e la verifica dell’Agenzia delle Entrate è ormai parte integrante del lavoro di ogni commercialista, consulente fiscale o impresa con clienti esteri. Verificare, documentare e conservare le prove è oggi il modo più semplice per lavorare nel rispetto della normativa europea e proteggere il proprio business da rischi inutili.
